3 Bentuk Template Email untuk Menghadapi Complain dari Customer

cara menghadapi complain dari customer
24 Mei 2017
Bagikan artikel ini
  • 20
  •  
  •  
  • 3
  •  
  •  
  •  
    23
    Shares

Bagikan artikel ini :

Beberapa waktu yang lalu, kita ada sempat membahas tentang menghentikan complain dari customer sebelum mereka menyampaikannya.

Dalam artikel itu Anda diajak untuk mengetahui bagian mana saja dari web dan proses yang berpotensi menimbulkan complain.

Sekarang kita beralih ke bagaimana cara menghadapi complain dari customer.

Kalau customer menyampaikan complain lewat telepon atau chatting mungkin akan lebih enak karena setidaknya respon dari tim CS Anda lebih cepat.

Tapi bagaimana kalau mereka menyampaikan complain lewat email?

Biasanya orang yang mengirimkan complain lewat email itu sedang memiliki masalah khusus terkait dengan bisnis Anda.

Dalam merespon, tim CS Anda akan memerlukan waktu untuk merangkai kalimat yang tepat untuk email mereka.

Nah, artikel kali ini akan memberikan sesuatu yang special untuk Anda dalam menghadapi complain dari customer melalui email.

Mari segera kita bahas.

Menghadapi Complain dari Customer Lewat Email? Gunakan 3 Template Ini!

1461241648127_mailscout-email-etiquette1000px

Seberapa baik Anda menghadapi complain dari customer, Anda akan tetap akan menerimanya sepanjang Anda menjalankan bisnis.

Artinya, memang complain itu tidak akan ada habisnya.

Yang perlu Anda ingat adalah jangan biarkan complain “memakan” Anda!

Anggap saja complain yang diterima itu sebagai sebuah kesempatan untuk membuat bisnis menjadi lebih baik.

Catatan : jika ada seseorang yang complain, tandanya mereka mencari solusi.

Customer yang menyampaikan complain ini tidak bermaksud untuk melukai Anda.

Mereka hanya tidak bisa menjangkau Anda.

Ini yang bikin mereka frustasi dan butuh bantuan dari Anda.

Sebagai bisnis owner, mungkin ini bukan kesalahan Anda, tapi ini masih bagian dari tanggungjawab Anda untuk memberikan solusi.

Anda perlu menghadapi complain dari customer dan berikan yang terbaik!

Seperti yang telah sedikit dibahas pada bagian pembuka, kita akan membahas bagaimana cara untuk menghadapi complain dari customer, khususnya dari email.

Ga mudah untuk membalas email berisi complain karena Anda dan tim CS harus menggunakan kata dan kalimat yang tepat.

Terutama kalau Anda mendapatkan pesan email yang sangat emosional.

Wah seram!

Itu kalau Anda tidak tahu cara untuk menghadapinya.

Tapi kalau Anda menggunakan template yang tepat, Anda tidak akan mengalami stress terlalu berat.

Sebaiknya Anda tidak hanya copy-paste saja karena customer bisa tahu apakah itu adalah respon yang benar-benar untuk menanggapi masalah mereka atau hanya sekedar basa-basi.

Gunakan itu sebagai panduan untuk menyusun email yang helpful dan unik.

Berikut ini ada 3 template dasar-dasar email yang bisa digunakan untuk merespon complain.

  1. Memberikan Respon yang Proaktif

Proaktif-800x532-800x532

Kalau Anda melihat sesuatu yang salah dari orderan customer, Anda perlu segera memberitahu mereka bahwa Anda telah memperbaikinnya.

Anda menjadi lebih proaktif, sebelum mereka menyampaikan complain.

Jika Anda ingin customer tahu kalau Anda care terhadap mereka, Anda bisa memberikan kode diskon.

Tujuannya agar mereka kembali lagi ke toko Anda dan memastikan mereka tetap loyal karena kesalahan kecil tidak akan membuat mereka pergi ke toko lain.

Begini bentuk templatenya.

1

  1. Yes Respon Sebagai Solusi

yes

Kalau customer menyampaikan complain, Anda perlu segera membantu memecahkan masalah mereka secara cepat dan baik.

American Express mengatakan 60% dari customer selalu share tentang pengalaman customer service yang buruk.

Kalau tidak ditanggapi, hal ini akan membawa dampak buruk ke reputasi brand Anda.

Bahaya!

Lalu bagaimana cara menanggapi complain dari customer yang tepat?

Anda harus menggunakan empati dan sedikit kreatifitas dalam memberikan solusi yang akan memuaskan mereka serta menjaga agar mereka kembali ke toko atau bisnis Anda.

Bentuk templatenya seperti ini.

2

  1. No Respon Kalau Tidak Bisa Memberikan Solusi

flat800x800075f.u1

Di beberapa scenario, mungkin saja tidak ada solusi atau jalan keluar untuk masalah yang dialami customer.

Kadang-kadang, orang bisa rese dengan memberikan feedback negative untuk hal-hal seperti design atau updatean produk.

Memang harus diakui kalau menerima complain yang seperti itu sedikit menyebalkan.

Tapi Anda bisa lihat dari sisi bagusnya.

Anda mendapatkan kesempatan untuk mempelajari lebih jauh soal bagaimana customer menggunakan produk Anda.

Dan bukan hanya itu saja, Anda bisa memanfaatkan hal itu untuk memperkirakan bagaimana perkembangan bisnis Anda di masa depan.

Selama Anda merespon dengan baik dan empati, customer Anda akan tahu kalau opini mereka telah Anda dengar dan mereka akan memberikan kesempatan untuk berbisnis lagi dengan Anda.

Bentuk templatenya? Lihat di bawah ini.

3

Ciptakan Pengalaman Belanja yang Lebih Baik

Apa yang bisa disimpulkan dari isi artikel kali ini?

Apa pun saluran para customer untuk menyampaikan complain, Anda tetap harus memperhatikannya!

Selalu ingat bahwa complain yang datang itu bukan hal yang buruk.

Tapi hal apa yang lebih baik, kita sebagai pebisnis memberikan yang terbaik kepada customer dan mereka merasa puas atas tanggapan Anda?

3 template di atas merupakan cara menghadapi complain customer bila memang complain sudah dikirimkan ke email Anda.

Ciptakan pegalaman belanja yang lebih baik adalah yang harus Anda lakukan sekarang jika ingin bisnis Anda tumbuh berkembang.

Anda dan tim ada untuk melayani customer, jadi apa yang ada di pikiran serta opini dari mereka adalah sumber untuk menciptakan strategi baru untuk bisnis Anda,

Semoga bermanfaat dan sampai jumpa di artikel lainnya!

Baca juga artikel menarik lainnya yang berhubungan dengan customer service, seperti :

Anda punya kesulitan atau cerita menarik atau punya cara menghadapi complain dari customer atau yang berhubungan dengan topik ini?

Sampaikan saja ke Digitalmarkerter.id dan pembaca lainnya dengan mengisi kolom komentar di bawah ini.

Bagikan artikel ini :

Bagikan artikel ini
  • 20
  •  
  •  
  • 3
  •  
  •  
  •  
    23
    Shares

Related Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>